Interaktive KI-Wissensdatenbank für eine Mitarbeiter-App mit RAG-Chat
Für eine Mitarbeiter-App wurde eine KI-gestützte Wissensdatenbank umgesetzt, die verteiltes Unternehmenswissen zentral auffindbar macht. Statt einer generischen Chat-Demo entstand ein mandantenfähiger KI-Assistent mit Quellbezug – eingebettet in eine bestehende App, damit Wissen dort ankommt, wo es gebraucht wird.
Ausgangslage
Unternehmenswissen lag verteilt in Dokumenten, Richtlinien und internen Quellen vor – oft als PDF, oft nur auf dem Rechner einzelner Mitarbeitender. Für Teams bedeutete das: lange Suchwege, wiederkehrende Rückfragen an dieselben Personen und hohe Abhängigkeit von einzelnen Wissensträgern. Klassische Suchfunktionen halfen nur begrenzt, weil sie Inhalte über Keywords finden, aber keine kontextbezogenen Antworten liefern.
Lösung
Statt einer isolierten KI-Demo wurde die Wissensdatenbank direkt in die bestehende Mitarbeiter-App eingebettet. Die Lösung liest Dokumente pro Organisation ein, macht sie über eine intelligente Suche auffindbar und generiert Antworten mit konkretem Quellverweis. Der Fokus lag darauf, nur auf tatsächlich vorhandenen Inhalten zu antworten – nicht auf Vermutungen der KI. So erhalten Mitarbeitende verlässliche Antworten, die sie direkt im Originaldokument nachprüfen können.
Was umgesetzt wurde
Dokumentenverarbeitung pro Organisation
Mandanten-Admins verwalten ihre Dokumente selbst. Uploads werden vor der Indexierung automatisch geprüft – die Aufbereitung läuft je Organisation vollständig getrennt.
Intelligente Suche statt Stichwortsuche
Die Suche versteht die Bedeutung einer Frage und findet passende Stellen – auch bei unpräzisen oder umgangssprachlichen Formulierungen.
Antworten mit Quellenangabe
Jede Antwort basiert auf konkreten Dokumentenstellen und zeigt an, woher die Information stammt – prüfbar und nachvollziehbar.
Qualitätsarbeit mit echten Kundendokumenten
Suchqualität, Aufbereitung und Antwortformatierung wurden iterativ mit realen Dokumenten optimiert – nicht mit Testdaten.
Einbettung in bestehende App-Plattform
Der KI-Chat wurde direkt in die bestehende Mitarbeiter-App integriert (iOS, Android, Web) – kein separates Tool mit zusätzlichem Login.
Datenschutzkonforme Umsetzung
Getrennte Datenhaltung pro Organisation, geschützter Zugriff und Verarbeitung auf europäischer Infrastruktur mit dedizierten KI-Modellen.
Ergebnis
Wissen wird gefunden statt gesucht
Mitarbeitende stellen Fragen in natürlicher Sprache und erhalten kontextbezogene Antworten – statt sich durch Ordner und Dokumente zu klicken.
Quellenbasierte Antworten statt Vertrauensfrage
Jede Antwort referenziert das Quelldokument. Mitarbeitende können prüfen, vertiefen und bei Bedarf das Original einsehen.
Mandantenfähig ab Tag eins
Jede Organisation arbeitet mit ihrem eigenen Dokumentenkorpus – keine Vermischung von Wissen zwischen Mandanten.
KI, die im Arbeitsalltag ankommt
Durch die Einbettung in die bestehende App entsteht Nutzung dort, wo Mitarbeitende ohnehin arbeiten – ohne Extra-Tool und ohne Schulungsaufwand.
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