Auftragseingang automatisieren – ohne bestehende Systeme umzubauen.
Bestellungen kommen per E-Mail, PDF, Fax oder Schnittstelle ins Haus – und werden anschließend von Hand erfasst. Genau diesen Schritt ersetze ich, ohne Eingangskanal oder Zielsystem auszutauschen.
Wann sich Auftragseingang-Automatisierung lohnt – und wann nicht.
Nicht jede Bestellung gehört in eine Pipeline. Diese Einordnung hilft, bevor wir Werkzeuge auswählen.
Klassisches Einsatzszenario – größter Hebel pro investiertem Euro.
Eine zentrale Pipeline lohnt sich – statt jeden Kanal einzeln zu bauen.
Sweet Spot. Regeln, OCR und KI im selben Prozess – Werkzeug richtet sich nach dem Format.
Manuell ist meist günstiger. Automatisierung lohnt sich erst ab spürbarem Aufwand.
Direktes EDI-Setup ist der bessere Weg – nicht der Umweg über eine Pipeline.
Erst Stammdaten klären, sonst automatisiert man Fehler stabil und schnell.
Leistungen Auftragseingang automatisieren
Typischer Ablauf
Jeder Case ist individuell. Dennoch folge ich einem bewährten Ablauf:
Erstgespräch
In 20 Minuten klären wir, ob automatisierter Auftragseingang bei Ihnen der richtige Hebel ist – oder ein anderer Schritt mehr bringt.
Use Case validieren
Welche Eingangskanäle, welche Formate, welche Sonderfälle. Wir nehmen reale Bestellungen und schauen, was tatsächlich automatisierbar ist.
Umsetzung
Pipeline, Extraktion, Validierung, Übergabe – iterativ entlang Ihrer realen Bestellungen, nicht entlang einer Vorlage.
Betrieb & Wartung
Neue Lieferantenformate, Anpassungen am Regelwerk, Monitoring der Dunkelverarbeitungsquote. Damit der Eingang stabil bleibt, wenn sich drumherum etwas ändert.
Was vor einem Auftragseingangs-Projekt meistens gefragt wird.
Sie haben weitere Fragen? Nehmen Sie gerne Kontakt mit mir auf.
Müssen wir dafür unser ERP austauschen?
Nein. Die Pipeline arbeitet auf das bestehende System zu – über die Schnittstellen, die ohnehin schon da sind, oder über eine schmale Anbindung, die wir zusätzlich bauen.
Was kostet Auftragseingang-Automatisierung?
Beratung rechne ich pro Stunde zu 120 € zzgl. USt. ab, die Projektumsetzung zum Festpreis. Typische Projekte starten im mittleren vierstelligen bis unteren fünfstelligen Bereich – abhängig von Eingangskanälen, Formatvielfalt und Anbindungsaufwand.
Welche Eingangskanäle deckt das ab?
E-Mail (mit Anhängen), Webshops, Webformulare, strukturierte und unstrukturierte PDFs, Scan und Fax über OCR, EDI-Nachrichten und API-Endpunkte. Mehrere Kanäle parallel sind eher die Regel als die Ausnahme.
Was passiert mit Sonderfällen, die sich nicht automatisieren lassen?
Sie landen sichtbar und priorisiert auf einem manuellen Stack – nicht still im Postfach. Ziel ist nicht 100 % Dunkelverarbeitung um jeden Preis, sondern: alles, was sauber durchläuft, läuft durch. Der Rest wird gezielt geprüft.
Wie schnell sehen wir Ergebnisse?
Erste prüfbare Teilstrecken – meist ein Eingangskanal oder ein Formattyp – in 3-4 Wochen. Größere Vorhaben werden in Etappen umgesetzt, jede mit eigenem, messbarem Stand.
Klingt das nach einem Thema bei Ihnen?
In 20 Minuten klären wir, ob automatisierter Auftragseingang bei Ihnen der richtige Hebel ist – oder ein einfacherer Schritt mehr bringt.